CONTOH 9 BUKU MENINGKATKAN KELAS KEMAMPUAN KELOMPOK TANI

9 Buku Lengkap  KELOMPOK TANI

Oleh Ir. Pangerang, MP (PPL Kab. Maros)

 Pengertian- Pengertian

Administrasi   :  adalah seperangkat catatan atau dokumen yang menyangkut tentang semua kegiatan yang dilakukan pada suatu organisasi.

Kelompok: adalah kumpulan orang-orang lebih dari satu yang mempunyai tujuan yang sama.

Kelompok Tani: adalah kumpulan orang-orang yang tumbuh berdasarkan keakraban, keserasian serta kesamaan kepentingan dalam memanfaatkan sumberdaya pertanian untuk bekerjasama meningkatkan produktivitas usahataninya dan kesejahteraan anggotanya.

Manfaat mencatat :

• Untuk mengingat kembali tentang sesuatu hal
•  Untuk menilai dan mengetahui perkembangan  usaha
• Sebagai Alat Bukti
• Sebagai Dokumen

 Mengapa Orang Tidak melakukan pencatatan ?

1.      Tidak bisa menulis

2.     Tidak tahu apa yang harus ditulis

3.     M a l a s

4.     Belum merasa perlu, karena ;

a.     Masih bisa diingat-ingat

b.     Belum pernah mengalami masalah

Kemungkinan yang bisa terjadi kalau tidak melakukan pencatatan ;

1.   L u p a

2.  Terjadi kesalah pahaman

3.  Saling menyalahkan

4.  Kalau Skala Usaha

a.      Tidak tahu apakah usahanya untung atau  rugi

b.     Bisa terjadi pemborosan

c.      Bisa ditipu orang

d.     Bisa saling menyalahkan antar penjual dan   pembeli

Perangkat Administrasi yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok.  Selain aturan kelompok, setiap kelompok harus mempunyai Buku-Buku Administrasi kelompok yang dicatat secara tertib oleh Pengurus Kelompok ataupun anggota yang ditugasi untuk itu.  Perangkat administrasi itu dibedakan menjadi dua bagian pokok, yaitu administrasi kegiatan dan administrasi keuangan

Administrasi Kegiatan

Administrasi Kegiatan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok diluar urusan keuangan. Beberapa perangkat administrasi kegiatan yang diperlukan kelompok antara lain :

1. Buku Tamu
2. Buku Daftar/Induk Anggota
3. Buku Susunn Pengurus
4. Buku Notulen Rapat
5. Buku Saran-Saran Anggota
6. Buku Daftar Hadir
7. Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
8. Buku Ekspedisi
9. Buku Kegiatan Kelompok
10. Buku Kepemilikan Sarana/ Prasarana Anggota (Inventaris)
11. 1Buku Anjuran Instansi Lain
12. Buku Luas Lahan Garapan/kepemilikan
13. Buku Produktivitas dan Hasil Produksi
14. BUKU KAS
15. BUKU IYURAN /TABUNGAN
16. BUKU RENCANA KEGIATAN

Administrasi Keuangan

Administrasi Keuangan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan keuangan kelompok, selain buku-buku administrasi kegiatan kelompok. Beberapa perangkat administrasi keuangan yang diperlukan kelompok antara lain :

1. Buku Kas
2. Buku Iuran Anggota
3. Buku Tabungan Anggota
4. Buku Inventaris
5.   Buku Penjualan
6. Buku Pembelian

Perangkat Kelengkapan Administrasi Lainnya

Selain buku-buku dan dokumen penting lain yang harus dimiliki Kelompok Tani, Kelompok Tani yang kuat dan sudah maju diharapkan juga memiliki perangkat kelengkapan administrasi lainnya, yakni berupa :

1. Sekretariat Kelompok Tani
2. Papan Nama (Plank) Kelompok Tani
3. Stempel Kelompok Tani
4. Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar
5. Arsip Dokumen Berita Acara Pembentukan Kelompok Tani
6. Arsip Dokumen Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Kelompok Tani
7. Arsip Dokumen Berita Acara Penumbuhan Kelompok Tani
8. Rencana Kerja Kelompok atau Rencana Definitif Kelompok Tani (RDK)
9.   Rencana Kebutuhan Kelompok Tani (RDKK)
10. Rencana Usaha Anggota (RUA)
11. Arsip Dokumen Biodata Anggota Kelompok Tani
12.   Dokumen berupa papan data (Monografi)  Kelompok Tani
13. Peta Wilayah Kelompok Tani

CONTOH-CONTOH BUKU ADMINSTRASI KELOMPOK

1. BUKU TAMU

Buku tamu adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke dalam kelompok.

Buku ini bermanfaat untuk mengetahui seberapa jauh perhatian maupun bimbingan yang pernah diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang bersangkutan. Buku tamu diisi setiap kali ada pihak luar kelompok yang dating untuk suatu keperluan.

            Didalamnya selain berisikan waktu dan nama serta instansi, juga memuat maksud/ tujuan dan kesan/ saran. Maksud/ tujuan adalah untuk apa seseorang tersebut datang kepada kelompok, ini bermanfaat untuk melihat seberapa jauh kelompok memperoleh pembinaan dari pihak luar yang relevan. Sedangkan kesan/ saran adalah apa yang menurut seseorang tersebut menarik perhatian dalam kelompok yang dikunjungi, kesan-kesan ini bisa positif dan bisa juga negatif. Kolom saran juga baik kalau diisi tentang usulan-usulan perbaikan dari orang yang berkunjung terhadap kelompok, karena usulan yang bersifat konkrit dan jelas, penting bagi kelompok untuk ditindak lanjuti sebagai bahan pembahasan dalam pertemuan pengurus/ anggota

NO.	HARI TANGGAL	NAMA	INSTANSI / ALAMAT	JABATAN	MAKSUD TUJUAN	KESAN / PESAN	TANDA TANGAN
1	2	3	4	5	6	7	8

2.  BUKU DAFTAR ANGGOTA

Buku induk anggota adalah dokumen tertulis yang berisi tentang biodata setiap ibu-ibu tani maupun wanita tani yang menjadi anggota kelompok.

Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota, jumlah dan perkembangan anggotanya serta hal-hal lain yang berhubungan dengan data anggota kelompok. Nomor anggota diberikan kepada setiap anggota sesuai dengan urutan pada saat petani menyatakan diri menjadi anggota kelompok

NO.	NAMA	TGL LAHIR / UMUR	L/P	PEKERJAAN	ALAMAT	TGL. MASUK ANGGOTA	TTD
1	2	3	4	5	6	7	8
1
2
3
4

3. BUKU SUSUNAN PENGURUS

Buku pengurus adalah dokumen tertulis yang berisi tentang biodata setiap petani yang menjadi pengurus kelompok.

Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama pengurus di setiap periode kepengurusan yang disepakati

PERIODE TAHUN ....... SAMPAI DENGAN .........

NO.	NAMA	TGL LAHIR	L/P	PEKERJAAN	ALAMAT	JABATAN	TGL DIANGKAT	BERHENTI
								TGL	ALASAN	TTD
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1
2
3
4

4. BUKU NOTULEN RAPAT

Buku notulen rapat adalah berisi catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota.

Catatan pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain yang pernah dibicarakan. Catatan ini juga bermanfaat bagi kelompok untuk melihat pengalaman-pengalamannya yang lalu baik berupa keberhasilan maupun kelemahan serta persoalan-persoalan yang dihadapi kelompok dan cara mengatasinya.

Bagi pihak luar, catatan ini juga bermanfaat untuk mengetahui persoalan yang pernah dibicarakan di dalam kelompok sehingga dapat membantu pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya.

 Hasil pertemuan dicatat secara garis besar ataupun kesimpulan yang menurut anggota dianggap penting, tidak perlu semua kalimat/ perkataan yang disampaikan semua peserta dicatat sebagai hasil pertemuan

NO.	HARI / TGL	TEMPAT	POKOK BAHASAN / AGENDA RAPAT	PESERTA	JML PESERTA	HASIL KESEPAKATAN
1	2	3	4	5	6	7

5. BUKU SARAN-SARAN ANGGOTA  

NO.	TGL	NAMA ANGGOTA	ALAMAT	PEKERJAAN	SARAN-SARAN	TTD ANGGOTA	PENGURUS
							TANGGAPAN	TTD
1	2	3	4	5	6	7	8	9

6. BUKU DAFTAR HADIR

Buku daftar hadir adalah dokumen tertulis yang berisi kehadiran setiap anggota kelompok dalam setiap kali kelompok mengadakan kegiatan.

Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota yang menghadiri berbagai kegiatan kelompok

( ........JENIS KEGIATAN...........)

HARI :.............., TANGGAL : .................

NO.	NAMA	ALAMAT	JABATAN DI POKTAN	TANDA TANGAN
1	2	3	4	5

7. BUKU AGENDA SURAT

 Buku agenda surat masuk dan surat keluar  adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang surat-surat yang dibuat kelompok untuk para anggota maupun pihak luar serta surat-surat yang diterima kelompok dari pihak-pihak luar yang pernah dikirim ke kelompok.

S U R A T M A S U K				S U R A T K E L U A R
NO.	HARI / TANGGAL	ALAMAT PENGIRIM	PRIHAL	NO.	HARI / TANGGAL	ALAMAT/TUJUAN	PRIHAL
1	2	3	4	5	6	7	8

8. BUKU EKSPEDISI 

Buku ekspedisi adalah dokumen tertulis yang memuat tentang bukti pengiriman dokumen seperti surat maupun dokumen/ barang lainnya yang dikirim kepada para anggota maupun kepada pihak-pihak luar.

NO.	TGL PENGIRIMAN	NO SURAT	ALAMAT	PRIHAL	T. TANGAN	KETERANGAN
1	2	3	4	5	6	7

9. BUKU  RENCANA KEGIATAN DAN BUKU KEGIATAN

Buku kegiatan kelompok adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok, misalnya rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan kelompok, dan sebagainya.

 Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman yang dimiliki

 BUKU RENCANA KEGIATAN

NO	JENIS KEGIATAN	LOKASI	VOLUME	FREKUENSI	BIAYA	JADWAL KEGIATAN
1	2	3	4	5	6	7
1
2
3
4
dst

BUKU  Rencana KEGIATAN

NO.	HARI TANGGAL	RENCANA KEGIATAN	HASIL PELAKSANAAN
1	2	3	4
1
2
3
4
dst

10. BUKU INVENTARIS (Buku Kepemilikan Sarana/ Prasarana )

Buku inventaris adalah dokumen tertulis yang berisi tentang jenis barang, sarana dan prasarana pertanian seperti alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki kelompok baik yang berasal dari pembelian yang dilakukan oleh Kelompok Tani maupun dari bantuan pemerintah.Buku ini bermanfaat untuk mengetahui alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki oleh Kelompok Tani.

NO.	NAMA BARANG	JUMLAH (UNIT)	MEREK	SUMBER	KEADAAN		NILAI (RP)
					BAIK	RUSAK
1	2	3	4	5	6	7	8
1
2
3
dst

11. BUKU ANJURAN INSTANSI LAIN

Buku yang berisi tentang anjuran dari instansi terkait

NO.	TGL	NAMA	JABATAN	INSTANSI/ ALAMAT	ANJURAN	TTD
1	2	3	4	5	6	7
1
2
3
dst

12. Buku Pemilikan Lahan Usahatani

Buku ini bertujuan untuk mengetahui kepemilikan lahan usahatani anggota kelompok.

NO	N A M A	JABATAN	LUAS LAHAN	JENIS USAHA			KET
				Cabe	Bawang	.......
1	2	3	4	5	6	7	8
1
2
3
dst

13. Buku Produktivitas dan Hasil Produksi

Buku produktivitas dan hasil produksi adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala hasil tingkat produktivitas panenan dan produksi usahatani seluruh komoditi yang diusahakan para petani yang dilaksanakan di wilayah kelompok tersebut, misalnya produktivitas dan produksi usahatani padi sawah, palawija, hortikultura maupun komoditi peternakan.

                  Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman tentang grafik fluktuasi tingkat produktivitas dan produksi berbagai komoditi dari musim ke musim

NO	A NAMA	Jenis komoditi		Luas Panen		Provitas (KWT/Ha)		Produksi (Ton)		Ket.
		bawang	cabe ...	bawang	cabe	bawang	cabe	bawang	cabe
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1
2
3
dst

 14. Buku Kas DAN Buku Iuran Anggota

Buku Kas adalah berisi tentang catatan yang dilakukan kelompok yang berkaitan dengan aliran dana yang diterima maupun yang dikeluarkan.  Selain catatan aliran dana, juga berisi catatan tentang kegiatan-kegiatan yang dibiayai dari dana tersebut.

BUKU KAS

No	Tanggal	Uraian	Penerimaan	Pengeluaran	Saldo
1	2	3	4	5	6
1.
2.
3
4.

Pada hari ini, kamis tanggal …………………………………………

, Buku Kas ditutup dengan keadaan Saldo kas sebagai berikut :

a.  Saldo Bank           ; Rp. ………….

b.  Saldo Kas : Rp.  ………..

 Jumlah          Rp.  …………

Mengetahui,

   K e t u a                                  Bendahara

( ……………….  )                            (  …………………  )

BUKU IURAN ANGGOTA KELOMPOK

NO	NAMA	TANGGAL/BULAN	JUMLAH IURAN
1	2	3	4
1
2
3
4
dst

  

BUKU SIMPAN PINJAM

NO	NAMA	TANGGAL/BULAN	JUMLAH PINJAMAN (Rp)	ANGSURAN
				I	II	III	IV
1	2	3	4	5	6	7	8
1
2
3
dst

                                                 SEMOGA BERMANFAAT