9
Buku Lengkap KELOMPOK TANI
Oleh Ir. Pangerang, MP (PPL Kab. Maros)
Pengertian- Pengertian
Administrasi : adalah seperangkat catatan atau
dokumen yang menyangkut tentang semua kegiatan yang dilakukan pada suatu
organisasi.
Kelompok: adalah
kumpulan orang-orang lebih dari satu yang mempunyai tujuan yang sama.
Kelompok Tani: adalah kumpulan orang-orang yang tumbuh
berdasarkan keakraban, keserasian serta kesamaan kepentingan dalam memanfaatkan
sumberdaya pertanian untuk bekerjasama meningkatkan produktivitas usahataninya
dan kesejahteraan anggotanya.
Manfaat mencatat :
- Untuk mengingat kembali tentang sesuatu hal
- Untuk menilai dan mengetahui perkembangan usaha
- Sebagai Alat Bukti
- Sebagai Dokumen
Mengapa Orang Tidak melakukan pencatatan ?
1.
Tidak bisa menulis
2.
Tidak tahu apa yang
harus ditulis
3.
M a l a s
4.
Belum merasa perlu,
karena ;
a. Masih bisa diingat-ingat
b. Belum pernah mengalami masalah
Kemungkinan yang
bisa terjadi kalau tidak melakukan pencatatan ;
1.
L u p a
2. Terjadi kesalah pahaman
3. Saling menyalahkan
4. Kalau Skala Usaha
a.
Tidak tahu apakah
usahanya untung atau rugi
b.
Bisa terjadi pemborosan
c.
Bisa ditipu orang
d.
Bisa saling menyalahkan
antar penjual dan pembeli
Perangkat
Administrasi yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi
kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok. Selain aturan
kelompok, setiap kelompok harus mempunyai Buku-Buku Administrasi kelompok yang
dicatat secara tertib oleh Pengurus Kelompok ataupun anggota yang ditugasi
untuk itu. Perangkat
administrasi itu dibedakan menjadi dua bagian pokok, yaitu administrasi
kegiatan dan administrasi keuangan
Administrasi
Kegiatan
Administrasi
Kegiatan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan
kegiatan kelompok diluar urusan keuangan. Beberapa perangkat administrasi
kegiatan yang diperlukan kelompok antara lain :
- Buku Tamu
- Buku Daftar/Induk Anggota
- Buku Susunn Pengurus
- Buku Notulen Rapat
- Buku Saran-Saran Anggota
- Buku Daftar Hadir
- Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
- Buku Ekspedisi
- Buku Kegiatan Kelompok
- Buku Kepemilikan Sarana/ Prasarana Anggota (Inventaris)
- 1Buku Anjuran Instansi Lain
- Buku Luas Lahan Garapan/kepemilikan
- Buku Produktivitas dan Hasil Produksi
- BUKU KAS
- BUKU IYURAN /TABUNGAN
- BUKU RENCANA KEGIATAN
Administrasi
Keuangan
Administrasi
Keuangan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan
keuangan kelompok, selain buku-buku administrasi kegiatan kelompok. Beberapa
perangkat administrasi keuangan yang diperlukan kelompok antara lain :
- Buku Kas
- Buku Iuran Anggota
- Buku Tabungan Anggota
- Buku Inventaris
- Buku Penjualan
- Buku Pembelian
Perangkat
Kelengkapan Administrasi Lainnya
Selain
buku-buku dan dokumen penting lain yang harus dimiliki Kelompok Tani, Kelompok Tani
yang kuat dan sudah maju diharapkan juga memiliki perangkat kelengkapan
administrasi lainnya, yakni berupa :
- Sekretariat Kelompok Tani
- Papan Nama (Plank) Kelompok Tani
- Stempel Kelompok Tani
- Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar
- Arsip Dokumen Berita Acara Pembentukan Kelompok Tani
- Arsip Dokumen Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Kelompok Tani
- Arsip Dokumen Berita Acara Penumbuhan Kelompok Tani
- Rencana Kerja Kelompok atau Rencana Definitif Kelompok Tani (RDK)
- Rencana Kebutuhan Kelompok Tani (RDKK)
- Rencana Usaha Anggota (RUA)
- Arsip Dokumen Biodata Anggota Kelompok Tani
- Dokumen berupa papan data (Monografi) Kelompok Tani
- Peta Wilayah Kelompok Tani
CONTOH-CONTOH BUKU ADMINSTRASI KELOMPOK
1. BUKU TAMU
Buku
tamu adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang
pernah berkunjung ke dalam kelompok.
Buku
ini bermanfaat untuk mengetahui seberapa jauh perhatian maupun bimbingan yang pernah
diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang bersangkutan. Buku tamu diisi
setiap kali ada pihak luar kelompok yang dating untuk suatu keperluan.
Didalamnya selain berisikan waktu dan nama serta instansi, juga memuat maksud/
tujuan dan kesan/ saran. Maksud/ tujuan adalah untuk apa seseorang tersebut
datang kepada kelompok, ini bermanfaat untuk melihat seberapa jauh kelompok
memperoleh pembinaan dari pihak luar yang relevan. Sedangkan kesan/ saran
adalah apa yang menurut seseorang tersebut menarik perhatian dalam kelompok
yang dikunjungi, kesan-kesan ini bisa positif dan bisa juga negatif. Kolom
saran juga baik kalau diisi tentang usulan-usulan perbaikan dari orang yang
berkunjung terhadap kelompok, karena usulan yang bersifat konkrit dan jelas,
penting bagi kelompok untuk ditindak lanjuti sebagai bahan pembahasan dalam
pertemuan pengurus/ anggota
NO.
|
HARI TANGGAL
|
NAMA
|
INSTANSI / ALAMAT
|
JABATAN
|
MAKSUD TUJUAN
|
KESAN / PESAN
|
TANDA TANGAN
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
2. BUKU DAFTAR ANGGOTA
Buku induk anggota adalah dokumen tertulis yang berisi tentang
biodata setiap ibu-ibu tani maupun wanita tani yang menjadi anggota kelompok.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota, jumlah
dan perkembangan anggotanya serta hal-hal lain yang berhubungan dengan data
anggota kelompok. Nomor anggota diberikan kepada setiap anggota sesuai dengan
urutan pada saat petani menyatakan diri menjadi anggota kelompok
NO.
|
NAMA
|
TGL LAHIR / UMUR
|
L/P
|
PEKERJAAN
|
ALAMAT
|
TGL. MASUK ANGGOTA
|
TTD
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
1
|
|||||||
2
|
|||||||
3
|
|||||||
4
|
3. BUKU SUSUNAN PENGURUS
Buku pengurus adalah dokumen
tertulis yang berisi tentang biodata setiap petani yang menjadi pengurus
kelompok.
Buku ini bermanfaat untuk
mengetahui nama-nama pengurus di setiap periode kepengurusan yang disepakati
PERIODE TAHUN ....... SAMPAI DENGAN
.........
NO.
|
NAMA
|
TGL LAHIR
|
L/P
|
PEKERJAAN
|
ALAMAT
|
JABATAN
|
TGL DIANGKAT
|
BERHENTI
|
||
TGL
|
ALASAN
|
TTD
|
||||||||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
1
|
||||||||||
2
|
||||||||||
3
|
||||||||||
4
|
4. BUKU NOTULEN RAPAT
Buku notulen rapat adalah berisi catatan
tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok, baik
pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota.
Catatan pertemuan ini penting untuk
mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain yang pernah dibicarakan.
Catatan ini juga bermanfaat bagi kelompok untuk melihat pengalaman-pengalamannya
yang lalu baik berupa keberhasilan maupun kelemahan serta persoalan-persoalan
yang dihadapi kelompok dan cara mengatasinya.
Bagi pihak luar, catatan ini juga
bermanfaat untuk mengetahui persoalan yang pernah dibicarakan di dalam kelompok
sehingga dapat membantu pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya.
Hasil pertemuan dicatat secara garis besar
ataupun kesimpulan yang menurut anggota dianggap penting, tidak perlu semua
kalimat/ perkataan yang disampaikan semua peserta dicatat sebagai hasil
pertemuan
NO.
|
HARI
/ TGL |
TEMPAT
|
POKOK BAHASAN / AGENDA
RAPAT
|
PESERTA
|
JML PESERTA
|
HASIL KESEPAKATAN
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
5. BUKU SARAN-SARAN ANGGOTA
NO.
|
TGL
|
NAMA ANGGOTA
|
ALAMAT
|
PEKERJAAN
|
SARAN-SARAN
|
TTD ANGGOTA
|
PENGURUS
|
|
TANGGAPAN
|
TTD
|
|||||||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
6. BUKU DAFTAR HADIR
Buku daftar hadir adalah dokumen tertulis
yang berisi kehadiran setiap anggota kelompok dalam setiap kali kelompok mengadakan
kegiatan.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui
nama-nama anggota yang menghadiri berbagai kegiatan kelompok
( ........JENIS KEGIATAN...........)
HARI
:.............., TANGGAL : .................
NO.
|
NAMA
|
ALAMAT
|
JABATAN
DI POKTAN
|
TANDA
TANGAN
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
7. BUKU AGENDA SURAT
Buku agenda surat masuk dan surat keluar
adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang surat-surat yang dibuat
kelompok untuk para anggota maupun pihak luar serta surat-surat yang diterima
kelompok dari pihak-pihak luar yang pernah dikirim ke kelompok.
S U R A T M A S U K
|
S U R A T K E L U A R
|
||||||
NO.
|
HARI / TANGGAL
|
ALAMAT
PENGIRIM
|
PRIHAL
|
NO.
|
HARI / TANGGAL
|
ALAMAT/TUJUAN
|
PRIHAL
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
8. BUKU EKSPEDISI
Buku
ekspedisi adalah dokumen tertulis yang memuat tentang bukti pengiriman dokumen
seperti surat maupun dokumen/ barang lainnya yang dikirim kepada para anggota
maupun kepada pihak-pihak luar.
NO.
|
TGL PENGIRIMAN
|
NO SURAT
|
ALAMAT
|
PRIHAL
|
T. TANGAN
|
KETERANGAN
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
9. BUKU RENCANA KEGIATAN DAN BUKU KEGIATAN
Buku kegiatan kelompok adalah dokumen tertulis yang mencatat
tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok, misalnya rencana
kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi
kegiatan kelompok, dan sebagainya.
Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk
mengingat kembali pengalaman-pengalaman yang dimiliki
BUKU RENCANA KEGIATAN
NO
|
JENIS KEGIATAN
|
LOKASI
|
VOLUME
|
FREKUENSI
|
BIAYA
|
JADWAL KEGIATAN
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
1
|
||||||
2
|
||||||
3
|
||||||
4
|
||||||
dst
|
||||||
BUKU Rencana KEGIATAN
NO.
|
HARI
TANGGAL
|
RENCANA KEGIATAN
|
HASIL PELAKSANAAN
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
|||
2
|
|||
3
|
|||
4
|
|||
dst
|
10. BUKU INVENTARIS (Buku Kepemilikan Sarana/ Prasarana )
Buku
inventaris adalah dokumen tertulis yang berisi tentang jenis barang, sarana dan
prasarana pertanian seperti alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki
kelompok baik yang berasal dari pembelian yang dilakukan oleh Kelompok Tani
maupun dari bantuan pemerintah.Buku ini bermanfaat untuk mengetahui alat-alat
dan mesin pertanian yang dimiliki oleh Kelompok Tani.
NO.
|
NAMA BARANG
|
JUMLAH (UNIT)
|
MEREK
|
SUMBER
|
KEADAAN
|
NILAI
(RP)
|
|
BAIK
|
RUSAK
|
||||||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
1
|
|||||||
2
|
|||||||
3
|
|||||||
dst
|
11. BUKU ANJURAN INSTANSI LAIN
Buku yang berisi tentang anjuran dari
instansi terkait
NO.
|
TGL
|
NAMA
|
JABATAN
|
INSTANSI/
ALAMAT
|
ANJURAN
|
TTD
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
1
|
|||||||
2
|
|||||||
3
|
|||||||
dst
|
12. Buku Pemilikan Lahan Usahatani
Buku ini bertujuan untuk mengetahui kepemilikan
lahan usahatani anggota kelompok.
NO
|
N
A M A
|
JABATAN
|
LUAS
LAHAN
|
JENIS
USAHA
|
KET
|
||
Cabe
|
Bawang
|
.......
|
|||||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
1
|
|||||||
2
|
|||||||
3
|
|||||||
dst
|
13. Buku Produktivitas dan Hasil Produksi
Buku
produktivitas dan hasil produksi adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang
segala hasil tingkat produktivitas panenan dan produksi usahatani seluruh
komoditi yang diusahakan para petani yang dilaksanakan di wilayah kelompok
tersebut, misalnya produktivitas dan produksi usahatani padi sawah, palawija,
hortikultura maupun komoditi peternakan.
Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali
pengalaman-pengalaman tentang grafik fluktuasi tingkat produktivitas dan
produksi berbagai komoditi dari musim ke musim
NO
|
A NAMA
|
Jenis
komoditi
|
Luas Panen
|
Provitas (KWT/Ha)
|
Produksi (Ton)
|
Ket.
|
||||
bawang
|
cabe
...
|
bawang
|
cabe
|
bawang
|
cabe
|
bawang
|
cabe
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
1
|
||||||||||
2
|
||||||||||
3
|
||||||||||
dst
|
14. Buku Kas DAN Buku Iuran Anggota
Buku Kas adalah
berisi tentang catatan yang dilakukan kelompok yang berkaitan dengan aliran
dana yang diterima maupun yang dikeluarkan. Selain catatan aliran dana, juga
berisi catatan tentang kegiatan-kegiatan yang dibiayai dari dana tersebut.
BUKU KAS
No
|
Tanggal
|
Uraian
|
Penerimaan
|
Pengeluaran
|
Saldo
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
1.
|
|||||
2.
|
|||||
3
|
|||||
4.
|
Pada hari ini,
kamis tanggal …………………………………………
, Buku Kas ditutup
dengan keadaan Saldo kas sebagai berikut :
a. Saldo Bank ;
Rp. ………….
b. Saldo Kas :
Rp. ………..
Jumlah
Rp. …………
Mengetahui,
K e t u a
Bendahara
( ………………. )
( ………………… )
BUKU IURAN ANGGOTA KELOMPOK
NO
|
NAMA
|
TANGGAL/BULAN
|
JUMLAH IURAN
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
|||
2
|
|||
3
|
|||
4
|
|||
dst
|
|||
BUKU SIMPAN PINJAM
NO
|
NAMA
|
TANGGAL/BULAN
|
JUMLAH PINJAMAN (Rp)
|
ANGSURAN
|
|||
I
|
II
|
III
|
IV
|
||||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
1
|
|||||||
2
|
|||||||
3
|
|||||||
dst
|
SEMOGA BERMANFAAT